”紙の感覚”のままFAX業務をペーパーレスへ

iWDT導入で自席完結が進み、紙保管の負担とFAXコストを大幅に削減

大万紙業株式会社 様 | 紙製品・包装資材の製造・販売｜静岡県焼津市

Web：https://www.daiman.jp/

大万紙業株式会社様では、ペーパーレス化の必要性を感じながらも、具体策が定まらず前に進みにくい状況でした。また、他社でペーパーレス化の仕組みを試している時期でもありました。
その中で、社長の決断をきっかけに、FAXの電子化を起点に業務フローの見直しを進めました。

①拠点間でも迷わない“共通の置き場”をつくる

ペーパーレス化を進めるにあたり多いお悩みが、「何から手を付けるべきか分からない」「運用が人によってバラつくのでは」という点です。

今回は、本社（焼津）と富士小山工場（小山町）でCanonのimageWARE Desktop（iWDT）を共通基盤として運用。 お客様と一緒に、業務に合わせたフォルダ構成や承認ルートを整理し、「どこに、何を、どう保管して、どう処理するか」を見える形に整えました。 その結果、拠点が異なっても同じ感覚で処理が進められ、運用がスムーズになりました。

②”紙の感覚”を残して、導入の不安を小さくする

FAX電子化やペーパーレス化では、「操作が難しくなるのでは」「これまでの業務フローが混乱しそう」という不安がつきものです。

今回導入した「iWDT」は、パソコン画面上で「ハンコを押す」「メモ書きする」といった、従来の紙の運用に近い使い方ができる点が特長です。

その特長を生かし、長年慣れ親しんだ「紙での運用」をベースに、違和感のないペーパーレス環境を作り上げることに注力しました。

③FAX処理を”自席完結”にして、立ち作業と手間を減らす

導入後、「作業が楽になった」という声が多く聞かれました。

特にFAX返信の作業は、これまで 印刷のために席を立ち、さらに送信のために移動する必要があり、1件ごとに二度手間になっていました。iWDT導入後は、席を立たずに自席で処理できる場面が増え、日々の小さな手間が確実に削減されました。また、紙の削減により、紙保管のためのスペース負担が軽くなった点も、大きな効果として実感いただいています。

さらに、FAX電子化をきっかけに業務フローを見直したことで、FAX関連コストについても体感で9割以上削減できたとのお声をいただきました。現在は運用に慣れている段階ですが、大きな問題や要望は出ておらず、無理なく定着が進んでいます。

営業担当（岩立）のフットワークの軽さ

「呼べばすぐ来てくれる」安心感が導入の後押しになりました。
また、FAX電子化の提案を気に入っていただいた結果、システム導入だけでなく複合機入れ替えまで一括してお任せいただくことになりました。

情報収集は大変。だからこそ“提案でリードしてほしい”

今後は、「世の中の情報を自分たちで仕入れるのは大変。だからこそいい情報を提案していってほしい」というご要望をいただきました。

私たちは、単に機器を設置するだけでなく、お客様の業務に合わせて運用を一緒に作り上げ、改善を重ねる“伴走型”の支援を大切にしています。これからも現場の声に耳を傾けながら、最適な提案を継続してお届けしてまいります。

複合機：Canon  imageRUNNER ADVANCE

ペーパーレス化：Canon imageWARE Desktop（iWDT）

FAX業務の手間を減らしたい／紙保管の負担を軽くしたい／ペーパーレス化をどう進めるか整理したい

こうしたご相談に、現状整理から優先順位づけ、運用まで一括でご提案します。